Social Media Policy

- Stellen Sie klare Regeln auf
- Schreiben Sie positiv
- Fassen Sie sich kurz
- Bleiben Sie aktuell
- Machen Sie die Regeln öffentlich
- Web-Monitoring
- Authentisch sein
- Nicht langweilen
- Keine Zensur
- Höflich bleiben
- Nicht streiten
- Respektieren Sie die Konkurrenz
- Bieten Sie Hilfe an
- Seien Sie erreichbar
- Verantwortlich handeln
- Rechte beachten
- Betriebsgeheimnisse wahren
- Zielpublikum festlegen
- Auch privat verantwortlich handeln

Social Media Guidelines für Mitarbeiter

 

Was dürfen die Mitarbeiter, was nicht? Entwickeln Sie  Social Media Policies.

Schreiben Sie positiv
Eine Social Media Policy soll keine Ansammlung von Verboten sein. Ein “Du sollst” hat hier nichts verloren. Schreiben Sie die Policy nicht von oben herab, sondern als Ermutigung. Wünschen Sie sich etwas von Ihren Mitarbeitern, zum Beispiel regelmäßige Einträge bei Twitter oder Facebook. Wenn Sie restriktiv schreiben, wird sich niemand trauen, für das Unternehmen aktiv zu werden.

Fassen Sie sich kurz
Beschränken Sie sich auf das Wichtigste. Die Social Media Policy sollte nicht mehrere Seiten lang sein. Schreiben Sie kurz und knackig, was Sie sich wünschen. Schreiben Sie so, dass jeder Mitarbeiter versteht, was Sie sagen möchten. Wenn Sie beruflich surfen, geben Sie sich als Angestellter zu erkennen. Posten Sie keine Beiträge, mit denen Sie sich oder Ihr Unternehmen bloß stellen könnten oder mit denen Sie Ihr berufliches Ansehen beschädigen würden.

Bleiben Sie aktuell
Haken Sie das Regelwerk nie ab: Im Internet ändert sich ständig etwas, neue Dienste kommen hinzu, andere verschwinden wieder. Gleichen Sie Ihre Policy regelmäßig den aktuellen Gegebenheiten an. Nur wenn die Richtlinien aktuell bleiben, können sich die Mitarbeiter daran halten.

Machen Sie die Regeln öffentlich
Was bringt ein Regelwerk, wenn es keiner kennt? Machen Sie die Social Media Policy sichtbar. Legen Sie sie als Hausmitteilung ins Fach Ihrer Mitarbeiter. Stellen Sie sie ins Intranet. Verschicken Sie sie als Newsletter per E-Mail an die Angestellten. Jeder sollte jederzeit darauf zugreifen können. Manche Firmen machen ihre Social Media Policy sogar im Internet publik.

Web-Monitoring
Auch wer selbst nicht twittert oder bloggt, sollte im Auge behalten, was andere über die eigene Firma oder das eigene Produkt zu sagen haben. Das geht durch automatisierte Suchen recht einfach. Einfaches Beispiel: Bei http://www.google.com/alerts in das Feld „search query“ den Firmennamen eingeben und Enter drücken. Die Ergebnisse erscheinen rechts im Feld. Wenn Sie Ihre Suche verfeinern möchten, können Sie zusätzlich die anderen Felder ausfüllen.

Authentisch sein
Die Scheu vor den neuen Diensten ist so groß, dass viele Firmen lieber PR-Profis bloggen lassen, anstatt Mitarbeiter. So klingt jeder Beitrag gleich, Meinungen gehen verloren, Vielfalt ebenso. Blogs und Podcasts leben aber davon, dass hier verschiedene Personen zu Wort kommen und authentisch ihre Sicht der Dinge darstellen. Dadurch gewinnt Ihre Firma an Glaubwürdigkeit – aber nur wenn Sie den Mitarbeitern Freiheiten einräumen.
Zur Authentizität gehört auch, mit offenen Karten zu spielen. Der Leser soll zu jedem Zeitpunkt wissen, wessen Gedankengut er da liest. Daher: Beiträge immer mit dem eigenen Namen kennzeichnen und nie anonym bloggen.

Nicht langweilen
Vermeiden Sie es, ihre Leser oder Hörer zu langweilen. Die neuen Medien sind nicht dafür da, ewig gleiche Werbeslogans zu verbreiten. Denken Sie immer darüber nach: Was bietet dem Leser einen wirklichen Mehrwert? Was würden Sie selbst gerne von einer anderen Firma erfahren?

Keine Zensur
Da wagt es ein junger Wilder, Ihre Firma durch einen Blog-Kommentar in den Dreck zu ziehen? Auf Ihrer eigenen Webseite? Natürlich ist der erste Impuls: Löschen. Aber Vorsicht, Blogger werden Ihnen das als Zensur auslegen, und schon droht noch mehr Ärger. Legen Sie sich daher ein dickes Fell zu. Löschen sollten Sie einen Kommentar nur dann, wenn es sich um einen klaren Regelverstoß handelt, wenn der Schreiber sich beispielsweise rassistisch äußert oder sexuelle Anspielungen macht. Auf Kritik konstruktiv zu reagieren, wird Ihnen dagegen ermöglichen, eine hilfreiche und loyale Community aufzubauen, die mit Störenfrieden leicht fertig wird.

Höflich bleiben
Auch wenn es manchmal schwer fällt: Bleiben Sie sachlich in der Diskussion. Behandeln Sie Ihre Leser respektvoll und beleidigen Sie niemanden. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie Größe, statt einen Streit vom Zaun zu brechen und damit potenzielle Nutzer zu verschrecken.

Nicht streiten
Der Tonfall mancher Kommentatoren stachelt geradezu einen Streit an. Und genau das wollen auch manche Internetnutzer: Streit. Die so genannten Trolle wollen Dampf ablassen und provozieren so lange, bis jemand darauf anspringt. Auch hier gilt: Sachlich bleiben, nicht auf Provokationen eingehen.

Respektieren Sie die Konkurrenz
Eben mal auf das Blog des Mitbewerbers surfen und unter falschem Namen einen bösen Kommentar schreiben. Verständlich, dass es Sie manchmal in den Fingern juckt, genau das zu tun. Aber die Gefahr ist groß, dass Sie enttarnt werden – dann drohen Gesichts- und Imageverlust.

Bieten Sie Hilfe an
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Internet allein. Stellen Sie einen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen zur Verfügung, der Rückfragen der Mitarbeiter beantworten kann und darf. Dieser sollte sich genau mit den Social Media-Richtlinien Ihres Unternehmens auskennen und in Zweifelsfällen Entscheidungen treffen können.

Seien Sie erreichbar
In der Regel tauchen immer die gleichen Fragen von Kunden auf. Stellen Sie eine FAQ-Sammlung der häufigsten Fragen zusammen und machen Sie diese öffentlich. So können bloggende Mitarbeiter darauf verweisen und interessierte Leser direkt an Ihre Firmenseite weiterleiten. Auf Ihrer Firmenseite sollten zudem leicht auffindbare Kontaktdaten stehen, damit Kunden oder Interessierte Sie erreichen können.

Verantwortlich handeln
Alles, was Sie einem Fremden nicht erzählen würden, gehört auch nicht ins Internet. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im eigenverantwortlichen Umgang. Üble Nachrede oder Beleidigungen werden am Ende immer auf den Schreibenden selbst zurückfallen – und haben schon so manchen Blogger den Job gekostet.

Rechte beachten
Halten Sie fest, dass Mitarbeiter nur Material verwenden dürfen, für das das Urheberrecht geklärt ist. Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter lernen, verantwortungsvoll mit dem geistigen Eigentum anderer umzugehen.

Betriebsgeheimnisse wahren
Eigentlich sollte dieser Passus bereits durch den Arbeitsvertrag abgedeckt sein oder durch eine Geheimhaltungsvereinbarung. Wenn nicht, halten Sie diesen Punkt in Ihren Richtlinien fest. So kommt nichts an die Öffentlichkeit, was dort nicht hingehört.

Zielpublikum festlegen
Nicht jede Information ist für die Öffentlichkeit bestimmt. Manche Informationen können aber für einen eingeschränkten Personenkreis durchaus von Nutzen sein. Zum Beispiel könnte ein Abteilungsleiter seine Mitarbeiter über Facebook oder Twitter auf dem Laufenden halten. Hier gilt: In jedem sozialen Netzwerk kann eingestellt werden, wer mitlesen darf.

Auch privat verantwortlich handeln
Im Internet verschwimmen die Grenzen von privat und öffentlich. Was ein Mitarbeiter in seiner Freizeit über den Arbeitgeber verbreitet, kann geschäftsschädigend sein. Daher sollten die Festlegungen für soziale Netzwerke auch privat gelten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und nehmen Sie ihnen die Angst vor den neuen Medien. Ermutigen Sie sie, soziale Netzwerke zu nutzen. Stellen Sie keine Verbote auf, machen Sie Vorschläge, wie ein Start aussehen könnte. Haben Ihre Mitarbeiter ein eigenes Profil bei XING? Das wäre ein guter Anfang.